Vinkkejä onnistuneen etäkokouksen järjestämiseen
Kouluta osallistujat
Kouluta ja ohjeista hyvissä osallistujat käyttämään kaikkia etäkokouksessa käytettäviä sovelluksia, jotta osallistuminen olisi mahdollisimman yhdenvertaista ja vaivatonta itse kokouksessa. Hyviä koulutusmuotoja ovat itse käytettävät etäkokoussovellukset, webinaarit, ja verkosta löytyvät ohjevideot.
Testaa tekniikka
Huolehdi asialistasta, käytettävästä tekniikasta ja työskentelytavoista etukäteen. Etäyhteys kannattaa avata hyvissä ajoin ja kutsua osallistujat testaamaan verkkoyhteyttä ennen kokouksen alkamista ja varmistaa, että tietokone (tabletti tai kännykkä) ja nettiyhteys toimivat samoin kuulokkeet, äänitasot ja vaimennus ovat kohdallaan. Tarvittavat materiaalit, tiedostot ja linkit on hyvä avata tietokoneelle ja turhat sulkea tarpeettomat ohjelmat, ikkunat, selaimen välilehdet ja tiedostot. Etäkokouksesta laaditaan muistio/pöytäkirja kuten fyysisestäkin kokouksesta.
Varmista etäkokousyhteys puhelimella
Etäyhteydet saattavat mennä poikki tai yhteyttä ei saada luotua. Teknisen häiriön sattuessa pyritään ensisijaisesti palauttamaan yhteys. Yhteyden menettänyttä pyydetään ilmoittamaan asiasta ennalta sovittuun kokoustoimitsijan puhelinnumeroon, jos yhteyden palauttaminen ei onnistu. Lisäksi näitä tilanteita varten kannattaa varmistaa etäosallistujien osallistuminen tarjoammalla heille vaihtoehtoinen puhelinyhteys suoraan etäkokoussovellukseen ja kokoustoimitsijan puhelimeen, joka välittää osallistujien ääniyhteyden kokoussovellukseen.
Puheenjohtajan rooli
Etäkokouksessa puheenjohtajan rooli korostuu erityisesti puheenvuorojen jakamisessa, koska puheenvuoron antamisessa toiselle ei voida hyödyntää näköhavaintoon perustuvia vihjeitä. Puheenjohtaja huolehtii, että kokouksen alkamis- ja päättymisajankohdista pidetään kiinni. Puheenjohtaja tai hänen valtuuttamansa kokouksen osallistuja seuraa kokouksen keskusteluosiota, chattia, jossa voi viestiä, mikäli yhteys esimerkiksi katkeilee.
Sovi kokouskäytänteistä ennen kokouksen alkua
Kokouksessa on hyvä sopia että mikrofonit ja kamerat pidetään suljettuina parempien teknisten yhteyksien varmistamiseksi. Oman puheenvuoron aikana on hyvä avata mikrofoni ja kuvayhteys aidomman viestin välittämiseksi ja yhteisöllisyyden vahvistamiseksi.
Puheenvuoropyynnöistä on hyvä sopia etukäteen, esimerkiksi siten että ne tehdään etäkokousohjelmiston kommentointikentässä kirjoittamalla ”PV”. Tällöin puheenjohtaja tai hän määrittelemänsä toimihenkilö jakaa puheenvuorot kommentointikentälle ja fyysisestä kokouksesta tulleiden puheenvuoropyyntöjen mukaisessa järjestyksessä. Puheenvuoron pyytäjä avaa ennakoiden mikrofonin ja videoyhteyden ja esittelee itsensä ja mahdollisesti edustamansa tahon.
Äänestystilanteista tulee sopia etukäteen, jos niistä ei ole erikseen yhdistyksen säännöissä mainittu. Etäosallistujia sallittaessa ainoaksi vaihtoehdoksi käytännössä jää sähköisen äänestyksen suorittaminen. Äänestys voidaan suorittaa joko avoimena tai suljettuna (salaisena) äänestyksenä.
Avoin äänestys voidaan tehdä pienissä yhdistyksien kokouksissa kommentointikentässä ja laskea sieltä äänet. Suurissa kokouksissa kannattaa käyttää hyväksi ilmaisia tai maksullisia kyselytyökaluja, joita esitellään alla. Suljetun ns salaisen kyselyn tekeminen vaatii osaamista ja etukäteistietoa äänestäjien sähköpostiosoitteista tai puhelinnumeroista, mutta on mahdollista monella työkalulla.
Osallista
Etäkokouksen vuorovaikutuksen suunnittelu on yhtä tärkeää kuin asiasisällön valmistelu. Hyvä kokousasenne ja halu edistää kokouksen onnistumista syntyy, kun kokouksen tarve ja tavoite ovat etukäteen tiedossa. Osallistujat kannattaa myös huomioida tutustumis- ja kuulumiskierroksilla, aktivoivilla tehtävillä sekä palautemahdollisuudella kokouksen lopussa. Miten tehostaa virtuaalikokouksia? -videolla esitellään muutamia ideoita osallistujien aktivoimiseen.
