Tiedottaminen
Kokouksen jälkeen sihteeri tiedottaa mahdollisimman pian päätöksistä tai sovittaessa puheenjohtaja on yhteydessä asianosaisiin ja päätöksiin liittyviin tahoihin.
Pöytäkirja
Kokouksista tehdään useimmiten päätöspöytäkirja, jossa tuodaan esille kaikki päätökset ja mahdolliset äänestykset. Kokouksesta voidaan tehdä myös selostuspöytäkirja, jossa esitellään pääehdotuksen ja tärkeimpien vastaehdotusten tekijät ja keskeinen sisältö, kaikki äänestystulokset ja kaikki tehdyt päätökset. Keskustelupöytäkirjaan kirjataan mahdollisimman tarkoin kokouksessa käyty keskustelu. Keskustelupöytäkirja sopii esimerkiksi työryhmän tai tiimin asioiden valmistelu- ja ideointivaiheessa.
Pöytäkirjan sisältö:
- otsikko,
- asiaosa eli päätösten esittäminen,
- varmennus ja
- tarkastusosa.
Pöytäkirjan otsikossa tulee näkyä:
- kokouksen laatu,
- yhdistyksen tai hallintoelimen nimi,
- kokouksen aika (päiväys, alkamis- ja päättymisaika),
- kokouksen paikka,
- osanottajat,
- puheenjohtajan ja pöytäkirjan tekijöiden nimet.
Yhdistyslain mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitusten lisäksi pöytäkirja tulee tarkistaa.
Pöytäkirjan tarkastaminen
Pöytäkirja voidaan tarkastaa kolmella tavalla:
- käyttämällä vähintään kahta kokouksessa valittua ja läsnä ollutta pöytäkirjan tarkastajaa
- seuraavassa kokouksessa
- kulumassa olevassa kokouksessa, jos päätöksestä tai päätöksistä halutaan välittömästi lainvoimaisia tai pöytäkirja tai pöytäkirjanote tarvitaan liitteiksi (esimerkiksi pankkitiliä avattaessa).
Yhdistyksen sääntömääräisen ja ylimääräisen kokouksen pöytäkirjan tule olla kahden kokouksessa valitun pöytäkirjan tarkastajan allekirjoittama, ja lisäksi siinä tulee olla myös puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset.
Hallituksen kokousten pöytäkirjoista ei yhdistyslaissa ole ohjeita, mutta hyvään yhdistyskäytäntöön kuuluu, että myös hallituksen kokousten pöytäkirjat tarkastetaan. Muuten yhdistyksen tilien ja hallinnon tarkastus on mahdotonta.
Pöytäkirjojen julkisuus
Yhdistyslain (31§) mukaan kaikilla yhdistyksen jäsenillä on oikeus pyynnöstä saada nähdä yhdistyksen kokousten pöytäkirjat. Hallituksen kokouksen pöytäkirjat eivät ole julkisia eikä niitä ole pakko näyttää muille kuin hallituksen jäsenille ja tilintarkastajille, jollei yhdistyksen säännöissä toisin määrätä. Jokaisen on kuitenkin oikeus saada pöytäkirjanote siitä pykälästä, jossa käsitellään häntä koskevaa asiaa.
Miksi pöytäkirja tehdään?
Kokoukset ovat päätöksentekopaikkoja. Jotta päätökset voidaan myös jälkikäteen muistaa ja todentaa, tarvitaan kokouksen päätöksistä pöytäkirja. Pöytäkirjan merkitys tulee esille ajateltaessa esimerkiksi useita taloudenhoitoon liittyviä päätöksiä: nämä päätökset on tarkalleen kirjattuina löydettävä pöytäkirjoista vielä vuosienkin jälkeen.
Pöytäkirjaa tarvitaan:
- tilintarkastuksessa todisteena, että taloutta on hoidettu laillisten päätösten mukaisesti
- toimintakertomusta kirjoitettaessa
- riitatilanteissa
- tarkistettaessa, ketkä ovat osallistuneet päätöksentekoon
- historiaa kirjoitettaessa.
Pöytäkirjan ote
Pöytäkirja on asiakirja, joka säilytetään yhdistyksen arkistossa pysyvästi. Joskus tulee tarvetta osoittaa viranomaisille, pankille tai jollekin muulle sidosryhmälle, että jokin päätös on tehty yhdistyksessä. Tällöin otetaan pöytäkirjasta ote eli osittainen jäljennös.
Ote muodostuu seuraavista osista:
- pöytäkirjan otsikko-osa kokonaisuudessaan (kuitenkin ilman mahdollisia liitteitä tai niiden jäljennöksiä)
- kokousvirkailijoiden vaalipykälä, elleivät kokousvirkailijat käy ilmi otsikko-osasta
- päätösvaltaisuuspykälä
- otteen tarkoittamaa asiaa koskeva pykälä
- varmennukset
- tarkastuslausunto allekirjoituksineen
- ausunto otteen oikeaksi todistamisesta sekä kahden jäävittömän henkilön omakätiset allekirjoitukset
Kaikki muu on siis kopiota alkuperäisestä pöytäkirjasta paitsi otteen oikeaksi todistaminen ja todistajien allekirjoitukset.
Pöytäkirjojen säilyttäminen
Pöytäkirjat ovat ikuisesti säilytettäviä asiakirjoja ja sen vuoksi ne pitää laatia arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoisilla välineillä. Sähköisesti säilytettäessä tulee huolehtia, että pöytäkirjat on tallennettu paikkaan, josta ne eivät tuhoudu helposti. Pöytäkirjoja ei kannata arkistoida esimerkiksi yksittäisen tietokoneen kovalevylle. Lisätietoa asiakirjojen arkistoinnista löydät Arkisto.fi -sivustolta löytyvästä oppaasta: Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja.
Sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoittaminen on nopea, vaivaton ja tehokas tapa nykyaikaistaa yhdistyksen asiakirjojen allekirjoittaminen ja tallennus. Alla löydät kokousasiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen sopivia palveluja, niin vahvaa tunnistautumista kuin kevyttunnistautumista hyödyntäviä teknisiä ratkaisuja. Vahvalla tunnistautumisella tehty sähköinen allekirjoitus on laillisesti yhtä sitova kuin perinteinen allekirjoitus. Tällainen allekirjoittaminen tapahtuu joko pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Kevyt tunnistautuminen toimii yleisesti ottaen siten, että allekirjoituskutsun vastaanottaja allekirjoittaa digitaalisesti piirtämällä oman allekirjoituksensa ao. allekirjoituskohtaan. Yhdistyksissä vahvalla tunnistautumisella allekirjoitetaan esimerkiksi tilinpäätös, mutta esimerkiksi hallituksen pöytäkirjojen suhteen kevyt tunnistautuminen on riittävä. Suosittelemme olemaan yhteydessä suoraan palveluntarjoajiin tutustuaksenne erilaisiin ratkaisuihin ja palveluiden hinnoitteluun.
