Kokouksen puheenjohtaja
Kokouksessa puheenjohtaja johtaa kokousta antamalla puheenvuoroja, esittelemällä asioita, tekemällä yhteenvetoja, rohkaisemalla mielipiteiden esittämiseen ja luomalla päätöstä varten yhteisen kannan päätösasioista. Puheenjohtajan on hyvä tuntea kokoustekniikka, yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt. Puheenjohtajan roolissa korostuvat myös kyky innostaa uusien näkökulmien löytämiseen ja osallistujien tasavertaisesta osallistumisesta huolehtiminen.
Yhdistyslain mukaan puheenjohtaja huolehtii myös siitä, että kokouksen päätöksistä tehdään pöytäkirja. Pöytäkirjan kirjoittaa kokouksen sihteeri. Jos sihteeri jostain syystä laiminlyö tehtävänsä, tulee puheenjohtajan huolehtia, että pöytäkirja tulee tehdyksi. Hyviin kokouskäytäntöihin kuuluu, että yhdistyksen hallituksen ja muiden toimielinten kokouksista tehdään pöytäkirja, vaikka tästä ei ole erillistä mainintaa laissa tai säännöissä. Tosin yhdistyslain 8. ja 38 §:ssä mainitaan, että yhdistyksen säännöissä on mainittava, kuinka yhdistyksen hallintoa tarkastetaan. Käytännössä hallinnon tarkastaminen on mahdotonta, jos hallituksen kokouksista ei ole pöytäkirjoja. Toiminnan-/tilintarkastajille toimitetaankin juuri tämän takia paitsi tiliasiakirjat myös hallituksen pöytäkirjat.
Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot siinä järjestyksessä, kun niitä on pyydetty. Poikkeuksen tekevät etuoikeutetut puheenvuorot. Puheenjohtajan tehtävien hoitoa auttaa puheenjohtajan muistilista, johon hän kirjaa pyydetyt puheenvuorot sitä mukaa kuin puheenvuoroja pyydetään. Keskustelu päätösasiasta saattaa toisinaan johtaa niin vilkkaaseen keskusteluun, että pyydettyjen puheenvuorojen kirjaamisessa saa olla tarkkana. Kun puheenvuoro on pidetty, puheenjohtaja voi kirjata myös keskeisen asian kyseisen puheenvuoron pyytäjän nimen kohdalle. Samoin ehdotusten kannatus voidaan kirjata näin ylös. Puheenjohtajan muistiinpanot auttavat keskustelun yhteenvedon ja päätösehdotuksen muotoilussa. Jos asian käsittelyssä ei päästä yhteisymmärrykseen ja joudutaan turvautumaan äänestykseen, muistilista auttaa puheenjohtajaa ehdotusten ja äänestysjärjestyksen kokoamisessa. Isossa kokouksessa sihteeri voi avustaa puheenjohtajaa puheenvuoropyyntöjen ja ehdotusten kirjaamisessa.
Kokouksen sihteeri
Sihteeriä voi luonnehtia puheenjohtajan oikeaksi kädeksi. Ennen kokousta sihteeri on usein valmistellut kokousasiat yhdessä puheenjohtajan tai muun hallituksen kanssa sekä sopinut käytännön järjestelyistä. Kokouksessa sihteeri seuraa keskustelua ja tekee siitä muistiinpanot kirjaten mm. tehdyt ehdotukset, kannatukset ja päätökset pöytäkirjaa varten. Kokouksen jälkeen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan mahdollisimman nopeasti ja toimittaa sen kokouksen puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajien luettavaksi. Lue lisää sihteerin tehtävistä.
Sihteerin tehtävät kokouksen valmisteluvaiheessa ja itse kokouksessa liittyvät kokouksen luonteeseen. Yhdistyksen kokouksen (sääntömääräinen, ylimääräinen) sihteeri valitaan kokouksessa ja hänen tehtävänsä ovat muistiinpanojen tekeminen kokouksessa, puheenjohtajan avustaminen puheenvuoropyynnöissä ja mahdollisessa äänestyksessä avustaminen, pöytäkirjan ja mahdollisten pöytäkirjanotteiden laatiminen.
Yhdistykselle valitaan yleensä sihteeri hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Yhdistyksen sihteeri toimii useimmiten hallituksen kokouksessa sihteerinä ja hän avustaa puheenjohtajaa jo asioiden valmisteluvaiheessa ennen kokousta. Kokouksen jälkeen sihteeri huolehtii, että päätöksistä menee tieto asianomaisille. Sihteeri huolehtii usein myös yhdistyksen tiedotusasioista, jos yhdistyksellä ei ole tiedottajaa. Työryhmien, tiimien ja vastaavien kokouksissa on ryhmillä joko oma sihteeri tai sihteeri valitaan kullakin kerralla erikseen.
Pöytäkirjantarkastajat
Yhdistyslain (31 §) mukaan vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun henkilön on tarkastettava tai yhdistyksen itsensä on hyväksyttävä kokouksessa tehdyistä päätöksistä laadittu pöytäkirja. Yhdistysten sääntömääräisissä ja ylimääräisissä kokouksissa käytetään yleensä pöytäkirjantarkastajia, jotka valitaan kokouksen järjestäytymisen yhteydessä.
Pöytäkirjantarkastajien tehtävä on pöytäkirjan puhtaaksi kirjoituksen ja puheenjohtajan allekirjoituksen jälkeen tarkastaa, että pöytäkirjaan on kirjattu oikein kaikki kokouksessa tehdyt päätökset ja kokoustapahtumat. Pöytäkirjantarkastajat merkitsevät pöytäkirjan loppuun tarkastuslausunnon, päivämäärän ja omakätisen allekirjoituksensa. Mikäli tarkastajilla on huomautettavaa pöytäkirjasta, he kirjaavat huomiot tarkastuslausuntoonsa tai pyytävät sihteeriä kirjoittamaan pöytäkirjasta uuden korjatun version tarkistettavaksi.
Ääntenlaskijat
Ääntenlaskijoiden tehtävänä on laskea vaalissa tai äänestyksessä annetut äänet ja tarkistaa, mitkä äänet voidaan hyväksyä ja mitkä äänet täytyy hylätä. Ääntenlaskijat ilmoittavat kokoukselle vaalin tuloksen äänten jakautumisesta.
Ääntenlaskijat valitaan yleensä kokouksen järjestäytymisvaiheessa. Jos ääntenlaskijoita ei ole tällöin valittu, valitaan ääntenlaskijat ennen vaalimenettelystä ja vaalitavasta päättämistä vaalitoimituksen yhteydessä.