Yhteisöllisyys ja vuorovaikutus
Kokouksen onnistumiseen ja kokouksessa viihtymiseen voi vaikuttaa. Parhaimmillaan kokous on päämäärätietoista työskentelyä tavoitteiden saavuttamiseksi ja yhteisöllistä kokemusta. Yhteisöllisyys muodostuu mahdollisuudesta osallistua asioiden käsittelyprosessiin, tehdä ehdotuksia ja kysyä. Yhteisöllisyyden kokemus syvenee kun huomaa, että oma katsantokanta laajenee toisten ajatuksia ja näkökulmia kuunnellen ja prosessoiden.
Kokous on vuorovaikutustilanne, jossa eri henkilöiden välisellä kommunikaatiolla ja viestinnällä on suuri merkitys. Hyvä kokous ei ole pelkästään puheenjohtajan tahdon ja taitojen varassa. Myös osallistujalla on vastuu kokouksen onnistumisesta. Jokainen voi vaikuttaa kokousilmapiiriin perehtymällä kokousasioihin, kertomalla avoimesti ja toisia kunnioittaen oman mielipiteensä, kokemuksensa ja odotuksensa.
Onnistuneen kokouksen eväät:
1. Kokouksen ajankohdalla on väliä
2. Pienemmällä joukolla tavoitteeseen
3. Aluksi hehkutetaan
4. Selvä tavoite
5. Asialistaan tiiviyttä
6. Esitysgrafiikkaa vain kohtuudella
7. Tauko tuulettaa tunteita
8. Kaksi tuntia maksimi
Osallistavat työmenetelmät
Kokouksissa voidaan kokeilla myös osallistavia työmenetelmiä osanottajien osallistumismotivaation ja aktiivisuuden lisäämiseksi. Osallistavia kokoustyöskentelymenetelmiä ovat mm. kuulemiskierrokset, sähköiset kyselyt kokousten aikana, Erätauko-dialogin hyödyntäminen, ideapajat ja erilaiset pienryhmätyöskentelyn muodot.
Kun kokousrutiineihin halutaan vaihtelua ja käsiteltäviin asioihin innovatiivisia, uusia näkökulmia, on hyvä pohtia erilaisia kokouksen järjestämistapoja.
Erätauko-dialogi asioiden valmistelussa
Erätauko-dialogi ei suoraan sovellu käytettäväksi kokouksissa, joissa on tehtävä päätöksiä. Erätauko-dialogi voi toimia päätöksenteon tukena joko ennen kokousta tai sen jälkeen.
Riippumatta siitä, miten dialogia käytetään, on aina tärkeää tuoda selkeästi esille keskustelun tavoite – mihin keskustelulla pyritään ja millaisia jälkitoimenpiteitä keskustelusta on mahdollista odottaa. Ennen päätöksentekoa dialogi on hyvä työkalu valmisteluprosessin osana kattavamman ymmärryksen saamiseksi käsillä olevasta ongelmasta, aiheesta tai vaihtoehdoista. Oikein hyödynnettynä dialogi tarjoaa ihmisille väylän olla mukana omana itsenään, ei tiettyyn rooliin tai valta-asemaan kiinni sidottuina. Asioiden työstäminen muiden kanssa avaa uusia näkökulmia ja auttaa keskusteluun osallistujia ymmärtämään omia vakiintuneita ajattelun viitekehyksiän. Merkityksellisen osallistumisen myötä sitoutuminen päätösprosessien lopputuloksiin paranee.
Päätösten toimeenpano hyötyy siitä, että päätöstä tekevien henkilöiden välillä on keskinäinen luottamus, sitoutuminen sekä kokemus osallisuudesta ja päätöksen oikeudenmukaisesta valmistelusta. Päätöksentekoa edeltänyt dialoginen prosessi voi auttaa rakentamaan näitä. Päätösten seurannassa ja arvioinnissa on myös tärkeä ymmärtää toiminnan vaikutuksia mahdollisimman moniulotteisesti. Dialogi voi nostaa esiin uusia näkökulmia, joita seurannassa ja arvioinnissa kannattaisi tarkastella syvällisemmin.
Dialogin hyödyt päätöksen teossa:
1. auttaa ratkaisemaan monimutkaisia ongelmia
2. paljastaa ennakko-oletuksia ja ajattelun vinoumia
3. kehittää kommunikaatiokulttuuria
4. päätösten toteutus helpottuu
Tutustu dialogin suunnittelua ja toteuttamista helpottaviin Erätauko-työkaluihin.
Kävelykokous
Liike ja rytmi innostavat aivoja ideointiin ja raittiin ulkoilman merkityksen fysiologiselle tehokkuudelle tiedämme perusteluittakin. Kävelykokous sopii hyvin tiimien ja työryhmien toimintatavaksi, mutta yhdistyksen hallituksen kokouksenkin voi toki toteuttaa joskus kävelykokouksena – ainakin silloin, kun halutaan käsiteltäviin asioihin uusia näköaloja.
Kävelykokouksessa päästään tavoiteltuun tulokseen, kun osallistujat tietävät kunkin kävelyrupeaman tavoitteen ja aikataulun. Vetäjä (puheenjohtaja) voi ennen kävelylenkkiä pitää pienen johdantoesityksen ja/tai antaa ratkaistavan kysymyksen. Askel askeleelta ratkaistava kysymys saa uusia ulottuvuuksia. Samoin kuin kävelyreitti myös keskustelu vaatii päämäärän, tavoitteen. Olisiko yhteinen päätöksenteko parhaimmillaan yhteisen polun löytymistä?
Kukin kävelyrupeama ja käsiteltävä asia on hyvä toteuttaa 3–4 hengen ryhmissä. Kunkin sovitun kävelyrupeaman jälkeen pidetään tauko ja vetäjä tai sihteeri kirjaa asioita muistikirjaan tai äänittää keskustelut. Matkaa jatketaan sitten uuden kysymyksen tai teeman siivittämänä. 4–6 kävelyetapin jälkeen kokoonnutaan yhteenvetoon ja päätetään yhteinen kokous- ja työhetki venyttelyyn. Ja mikäpä kruunaisi tällaisen kokouksen paremmin kuin makoisat nuotiokahvit!
