Kokouksen valmistelu vaikuttaa kokouksen onnistumiseen ja kokouksessa viihtymiseen. Valmisteluvaiheeseen kuuluu seuraavia asioita:
- kokouksesta tiedottaminen
- kokousasiakirjojen ja päätösasioiden valmistelu
- kokouskutsu
- esityslista
- päätettäviksi tulevien asioiden taustoittaminen
- erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen pohtiminen
- käytännön järjestelyistä huolehtiminen
- kokoustilan varaus
- tarvittavien kokousvälineiden (nuija, äänestysliput, uurna) ja materiaalin (yhdistyksen säännöt, yhdistyslaki) huolehtiminen kokoukseen
- tarvittavien esitys- ja havaintovälineiden (fläppitaulu, datatykki yms.) varaaminen
- kokouksen puheenjohtajan perehdyttäminen käsiteltäviin asioihin.
- kokouksen viihtyvyyteen liittyvät asiat
- mahdollinen tarjoilu
- aikataulusuunnittelu (tauot tarvittaessa)
- kokoustilan tuuletus tarvittaessa
- yms.
Vastuu kokouksen valmistelusta on kokouksen koollekutsujalla. Yhdistyksen kokousten asioiden valmisteluvastuu on hallituksella ja hallituksen kokouksissa yhdistyksen puheenjohtajalla. Valmistelua tekevät käytännössä useat henkilöt: puheenjohtaja, sihteeri, päätettäväksi tulevaa asiaa eniten tunteva ja taloussihteeri. Valmisteluvaiheessa voidaan käyttää myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Työryhmien ja tiimien kokousten valmisteluvastuu on luonnollisesti kyseisistä ryhmistä vastaavilla ja niissä valmisteluvastuu voidaan myös jakaa.
Kokouskutsu
Yhdistyksen kokousten osalta yhdistyksen säännöissä on ohjeet kokouskutsun toimitustavasta ja toimitusajasta. Kokouskutsussa tulee ilmetä:
- kokouksen laatu (vuosikokous, hallituksen kokous, työryhmän kokous)
- kokouspaikka
- kokousaika (päivä ja kellonaika)
- käsiteltävät asiat
- kokouskutsun antamisen päiväys ja kellonaika.
Sääntömääräisiä käsiteltäviä asioita ei ole välttämätöntä tuoda esille kokouskutsussa, elleivät säännöt niin määrää. Yhdistyslaissa on kuitenkin lueteltu asioita, joista ei yhdistyksen kokouksessa saa tehdä päätöstä ilman, että asiasta on maininta kokouskutsussa. Hyvään kokouskäytäntöön kuuluu, että kokouksen osanottajat saavat tietää etukäteen, millaisia asioita kokouksessa on tarkoitus käsitellä. Hallituksen kokousten valmistautumisessa tämä on osallistujien kannalta oleellista.
Säännöissä on määritelty, missä ajassa ja miten yhdistyksen kokouskutsu on lähetettävä. Säännöissä ei määrätä hallituksen kokouskutsun lähettämisestä. Hallituksen tulee omissa pelisäännöissään määritellä miten, ja kuinka paljon aikaisemmin hallituksen kokouksen kokouskutsu ja asialista/esityslista on toimitettava jäsenille.
Esityslista, jossa käsiteltävät asiat ovat, onkin hyvä liittää kokouskutsun yhteyteen.
Asialista / esityslista
Olipa kyseessä minkälainen kokous tahansa, kokouksen osallistujien on tiedettävä kokouksessa käsiteltävät asiat etukäteen. Yksinkertaisimmillaan käsiteltävät asiat on kerrottu otsikkotasoisella asialistalla. Esityslistalle voi asioiden käsittelyn ja päätöksen tekemisen helpottamiseksi kirjoittaa käisteltävästä asiasta taustaa, kuten asian käsittelyn historiaa, talouslukuja tai asiaa valmistelleen työryhmän/henkilön esityksen. Esityslistalla voi olla myös päätösehdotus.
Hyvin valmisteltu esityslista nopeuttaa kokouksen kulkua ja helpottaa päätöksentekoa. Asialista/esityslista koostuu seuraavista asioista:
- kokouksen avaus
- päätösvaltaisuuden toteaminen
- puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjan tarkastajien, ääntenlaskijoiden valinta
- esityslistan hyväksyminen
- ilmoitusasiat
- päätösasia
- muut esille tulevat asiat
- kokouksen päättäminen
