Vuosikokous tai syys- ja kevätkokous
Yhdistyksen säännöistä riippuen yhdistyksen sääntömääräisiä kokouksia ovat joko vuosikokous tai syys- ja kevätkokous. Ylimääräisiä kokouksia pidetään, jos:
- yhdistyksen hallitus katsoo sen tarpeelliseksi
- yhdistyksen kokous niin päättää
- yhdistyksen hallitusta joudutaan täydentämään tai joku hallituksen jäsen erottamaan kesken kauden
- joudutaan erottamaan tai valitsemaan uusi tilin- tai toiminnantarkastaja
- vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii.
Joissain tapauksissa yhdistyksen sääntöjen muutos tai yhdistyksen purkaminen voi edellyttää ylimääräisen kokouksen kutsumista.
Kokouksen valmistelut ja puheenjohtajan valinta
Yhdistyksen kokouksen valmistelusta vastaa yhdistyksen hallitus ja käytännön toimenpiteiden organisointi kuuluu puheenjohtajalle ja sihteerille. Yhdistyksen säännöissä määritellään miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle. Yhdistyksen kokouksen puheenjohtajaksi valitaan mielellään joku muu kuin yhdistyksen puheenjohtaja. Myös yhdistykseen kuulumaton voi toimia yhdistyksen kokouksen puheenjohtajana.
Kokouspaikalla tulee olla käytettävissä yhdistyksen jäsenluettelo, jotta voidaan tarvittaessa tarkastaa läsnäolijoiden äänioikeus. Jos äänioikeus on sidoksissa jäsenmaksun suoritukseen, tulee tästäkin olla saatavilla tarvittavat tiedot. Liitto- ja järjestömuotoisissa kokouksissa osanottajien valtakirjat tai muu edustusoikeus tulee tarkastaa. Käytännössä tällaiset asiat hoidetaan ennen varsinaisen kokouksen alkamista ilmoittautumisen yhteydessä.
Kokouksessa päätettävät asiat
Yhdistyslaissa (23 §) ja yhdistyksen säännöissä määritellään, mistä asioista yhdistyksen kokouksessa on päätettävä. Päätettävät asiat voivat jakautua yhdistyksen sääntöjen mukaisesti syys- ja kevätkokouksiin esimerkiksi seuraavasti:
Syyskokouksen päätösasiat
- toimintasuunnitelma
- jäsenmaksu
- talousarvio
- puheenjohtajan vaali
- hallituksen muiden jäsenten vaali
- tilin- tai toiminnantarkastajien vaali
- aloitteet
Kevätkokouksen päätösasiat
- toimintakertomus
- tilit ja tilintarkastuskertomus
- tilin- tai toiminnantarkastajien lausunto
- tilinpäätöksen vahvistaminen
- vastuuvapauden myöntäminen
- aloitteet
Muut päätettävät asia
Näiden asioiden lisäksi yhdistyksen kokouksessa on yhdistyslain (23 §) mukaan päätettävä myös seuraavista asioista:
- yhdistyksen sääntöjen muuttaminen
- kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta
- yhdistyslain 30 § tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä
- yhdistyksen purkamisesta
Jos yhdistyksessä järjestetään vain yksi sääntömääräinen kokous, vuosikokous, edellä mainitut syys- ja kevätkokouksen asiat käsitellään tässä yhdessä kokouksessa.
Vuosikokouksia koskeva poikkeuslaki on voimassa 30.6.2021 saakka.