Yhdistyksen perustamisen valmisteluvaihe
Valmisteluvaiheeseen kuuluvat seuraavat tehtävät:
- luonnoksen laatiminen perustamiskirjasta ja säännöistä
- ehdotus yhdistyksen toimintatavoista
- ensimmäisen vuosikokouksen valmisteleminen (toimintasuunnitelma, virkailijat)
Valmisteluvaiheessa on hyvä tutustua erilaisiin yhdistyksen sääntömalleihin, joita saa Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivuilta. Jos perustettava yhdistys tulee olemaan osa isompaa järjestöä, on kattojärjestöllä todennäköisesti olemassa omat mallisäännöt. Tässä vaiheessa on hyvä käydä keskustelua myös yhdistyksen toimintatavoista ja ensimmäisenä toimintavuonna toteutettavista asioista. Samoin on hyvä selvittää, ketkä voivat ottaa vastuuta hallituksen puheenjohtajana ja sihteerinä. Näin asiat sujuvat helpommin varsinaisessa perustavassa kokouksessa.
Perustamiskokouksen kulku
Yhdistyksen perustamisesta on tehtävä perustamiskirja, jossa vähintään kolme yksityistä henkilöä tai oikeushenkilöä allekirjoituksellaan ilmoittaa perustavansa kyseisen yhdistyksen, liittyy yhdistyksen jäseneksi ja hyväksyy yhdistyksen säännöt.
Perustamiskirjan allekirjoittamisen jälkeen pidetään käytännössä samassa tilaisuudessa heti yhdistyksen ensimmäinen vuosikokous. Tämän jälkeen yhdistys voidaan haluttaessa ilmoittaa rekisteriin.
Yhdistyksen perustavassa kokouksessa käsitellään seuraavat päätösasiat soveltuvin osin:
- päätös yhdistyksen perustamisesta
- päätös rekisteröinnistä
- päätös keskusjärjestöön liittymisestä
- yhdistyksen säännöt
- toimintasuunnitelma
- jäsenmaksu
- talousarvio
- puheenjohtajan vaali
- hallituksen muiden jäsenten vaali
- tilintarkastajien vaali
Käytännössä perustamiskokous etenee seuraavasti:
- Kokouksen avaus
Yhdistyksen perustamiseen aktiivisesti osallistunut henkilö esittelee perustettavan yhdistyksen taustoja ja tavoitteita. - Kokouksen järjestäytyminen
Valitaan puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat. - Esityslistan hyväksyminen
Kokouksen osanottajille on hyvä jakaa esityslista. - Yhdistyksen sääntöjen hyväksyminen
Sääntöluonnos esitellään ja siihen tutustutaan pykälä pykälältä. - Yhdistyksen perustaminen
Aiemmin kirjoitettu perustamiskirja allekirjoitetaan. Säännöt laitetaan perustamiskirjan liitteeksi. Tämän jälkeen käsiteltävät asiat ovat uuden yhdistyksen ensimmäisen vuosikokouksen asioita ja tämä on syytä todeta. - Ensimmäisen toimintavuoden toimintasuunnitelman hyväksyminen
- Yhdistyksen jäsenmaksujen määrääminen
- Ensimmäisen talousarvion hyväksyminen
- Yhdistyksen puheenjohtajan, hallituksen ja mahdollisten varajäsenten valitseminen
- Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valitseminen
- Muut asiat
- Kokouksen päättäminen