Yhdistyksen kokoukset eli sääntömääräiset kokoukset
Yhdistyksen säännöistä riippuen sääntömääräisiä kokouksia ovat joko vuosikokous tai kevät- ja syyskokous. Yhdistyksen kokouksen valmisteluista vastaa hallitus ja käytännön toiminnan organisointi kuuluu puheenjohtajalle ja sihteerille. Kokouspaikalla tulee olla saatavilla säännöt, jotta voidaan tarkistaa kokouksen laillisuuteen, päätösvaltaisuuteen ja kokouksen kulkuun liittyviä asioita.
Lue lisää sääntömääräisistä kokouksista
Yhdistyksen hallituksen tai johtokunnan kokoukset
Hallituksen tehtävät liittyvät ensisijaisesti yhdistyksen kokousten valmisteluun ja toimeenpanoon sekä yhdistyksen johtamiseen ja yhdistyksen strategian ja suunnitteluprosessien toteuttamiseen. Yhdistyksen kokousten valmisteluun liittyviä asioita ovat ainakin talousarvion, toimintasuunnitelman, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistelu. Toimeenpanoon liittyviä asioita ovat erityisesti toimintasuunnitelman toteuttaminen ja talouden hoito talousarvion mukaisesti.
Lue lisää hallituksen kokouksista
Perustamiskokous ja yhdistyksen säännöt
Yhdistyksen perustamisen lähtökohtana on joukko ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneet tietyn asian harrastamisesta tai jotka haluavat yhdessä edistää hyväksi katsomiaan pyrkimyksiä. Ennen yhdistyksen perustavaa kokousta on tämän ydinjoukon valmisteltava muun muassa luonnos perustamiskirjasta ja säännöistä sekä tehdä ehdotus yhdistyksen toimintatavoista.
Lue lisää yhdistyksen perustamiskokouksesta
Muut kokoukset (työryhmät, työvaliokunnat)
Yhdistys voi aktivoida jäseniään ja toimijoitaan perustamalla työryhmiä ja työvaliokuntia, joissa on jäseninä myös muita kuin hallituksen jäseniä. Pääsääntöisesti tällaiset ryhmät toimivat hallituksen alaisina, ne voivat olla pysyviä tai määräaikaisia. Yhteys hallitukseen voi olla moninaista: hallituksen jäsenet voivat olla jäseninä tai vetäjinä työryhmissä tai ryhmät raportoivat säännöllisesti toiminnastaan hallitukselle. Ryhmillä tulee olla selkeät tavoitteet. Ryhmän tavoitteena voi olla jonkun asian (esim. tapahtuman tai kampanjan) suunnittelu ja valmistelu, päätöksen toimeenpaneminen tai esimerkiksi yhdistyksen varainhankinnan kehittäminen. Hallitus voi delegoida tehtäviä työryhmille tai valiokunnille, mutta vastuu on aina hallituksella.
Kokousten luonne muuttuu yleensä yhdistyksen kokouksista työryhmä-tyyppisiin kokouksiin siirryttäessä seuraavasti:
- useammat osanottajat käyttävät puheenvuoroja
- äänestykset vähenevät
- tarve yhteisymmärrykseen lisääntyy
- kokouksen luonne muuttuu muodollisesta keskustelevammaksi
- puheenjohtajan rooli muuttuu kokouksen teknisestä vetäjästä ja muodollista valtaa käyttävästä aktiiviseksi osanottajaksi, innostajaksi ja erilaisten näkökantojen kokoajaksi
Vakiintuneet kokouskäytännöt antavat ohjeita kokouksen onnistuneeseen toteuttamiseen. Kokoustekniikan tarkoitus on toimia välineenä päätöksenteossa, se ei ole tavoite sinänsä. Hallituksen kokouksen työtapa kannattaa valita kokouksen tavoitteen mukaisesti. Kun tavoitteena on konkreettinen päätös, vakiintuneet kokouskäytänteet auttavat päätöksenteossa. Kun tavoitteena on ideoida uutta, yhteistoiminnalliset menetelmät ovat aktivoivia.
Yhdistystoiminta on muutakin kuin kokouksia
Oleellista yhdistystoiminnan elävyyden kannalta on, että kokoukset eivät hallitse yhteistä toimintaa. Kokoukset ovat välineitä tuloksiin pääsemisessä ja jäseniä kiinnostavan toiminnan organisoimisessa. Joskus voi olla tarvetta myös selkeyttää, milloin pidetään kokous ja milloin ollaan koolla muutoin vain yhdistyksen toiminta-ajatuksen mukaisesti.
